Quand un tiers constitue tout ou partie d'un dossier CEE au nom d'un demandeur, la demande doit comporter un exemplaire du contrat de mandat. Ses mentions sont fixées par l'annexe 5 de l'arrêté du 4 septembre 2014, et sa date l'est aussi : signé avant l'engagement des premières opérations, ou au plus tard quatorze jours après lorsque le bénéficiaire est un particulier ou un syndicat de copropriétaires, et dans tous les cas avant le début des travaux.
Ce que le mandat doit porter
| Bloc | Contenu exigé |
|---|---|
| Mandant | nom, adresse du siège social, numéro SIREN, nom et qualité de la personne qui donne le mandat |
| Mandataire | nom, adresse du siège social, numéro SIREN, nom et qualité de la personne qui reçoit le mandat |
| Durée | la période couverte |
| Périmètre détaillé | dépôt des demandes, délégations, relations avec l'autorité administrative compétente |
La qualité du signataire est ce qui s'oublie le plus souvent, et c'est ce qui permet de vérifier que la personne pouvait engager sa structure. Un mandat signé par quelqu'un sans qualité n'est pas une formalité manquante, c'est un mandat contestable.
Le périmètre mérite d'être écrit en détail plutôt que renvoyé à une formule générale. C'est lui qui répond, en cas de contrôle, à la question de savoir qui devait faire quoi.
Les deux règles de date, et celle qui prime
Cas général : le mandat est signé par les deux parties avant l'engagement des premières opérations entrant dans son champ.
Bénéficiaire personne physique ou syndicat de copropriétaires : la signature peut intervenir au plus tard quatorze jours après cet engagement, et en tout état de cause avant la date de début des travaux.
La seconde condition prime sur la première. Un mandat signé le quatorzième jour mais après le démarrage du chantier ne rattrape rien : la tolérance de quatorze jours porte sur l'engagement de l'opération, pas sur l'ouverture du chantier.
C'est le point qui fait perdre le plus de dossiers, et il n'est jamais rattrapable après coup, puisqu'une date de signature ne se corrige pas.
Mandataire, délégataire : ne pas confondre
Le mandataire ne reçoit aucune obligation. Il agit au nom d'un demandeur. Le délégataire, lui, reçoit une obligation d'économies d'énergie et devient obligé une fois la délégation acceptée par le ministre.
Les deux mots se ressemblent, les deux rôles s'exercent souvent par les mêmes sociétés, et pourtant ils ne répondent pas de la même chose. Un délégataire répond d'un volume d'obligation réglementaire ; un mandataire répond des termes de son mandat.
Ce que le demandeur archive
L'ensemble des contrats liés à la réalisation de l'opération et permettant de faire le lien entre le demandeur et le bénéficiaire : contrats de partenariat, contrats de mandat, et la contractualisation de la réalisation de l'opération.
Autrement dit, le mandat n'est pas une pièce isolée. Il s'insère dans une chaîne contractuelle qui doit se lire d'un bout à l'autre, et une chaîne dont un maillon manque ne se répare pas en produisant les autres.
