Le DOE, dossier des ouvrages exécutés, est le dossier que vous remettez en fin de lot pour que l'ouvrage puisse être exploité, entretenu et repris : ce qui a réellement été posé, où, avec quels produits, et comment l'entretenir. En marché public sous CCAG-Travaux, il se remet au maître d'œuvre au moment où vous demandez la réception, et son retard est sanctionné. En marché privé, c'est le contrat qui l'exige, mais les pièces qui le composent sont celles qui défendent vos garanties.
Que doit contenir un DOE ?
Le contenu exact est fixé par les documents particuliers du marché, le CCTP en tête. Le CCAG-Travaux en donne deux listes.
Le minimum (article 40.2) : les plans d'exécution conformes aux ouvrages exécutés établis par le titulaire, les notices de fonctionnement et les prescriptions de maintenance.
La liste complète remise à la demande de réception (article 40.1) :
- les plans d'exécution conformes à la réalisation ;
- les fiches techniques des matériaux et produits mis en œuvre ;
- les spécifications de pose ;
- les notices de fonctionnement ;
- les prescriptions de maintenance des équipements ;
- les conditions de garantie des fabricants attachées à ces équipements ;
- les constats d'évacuation des déchets ;
- les documents nécessaires à l'établissement du DIUO, préalablement validés par le maître d'œuvre.
Les documents sont remis au format numérique défini par le marché, qui précise si des exemplaires papier sont aussi exigés. Transmis sous forme électronique, ils doivent être sécurisés, identifiables et interopérables avec les logiciels du maître d'œuvre et du maître d'ouvrage.
Le DOE d'un lot chauffage, ventilation ou isolation
Les rubriques sont celles du CCAG ; ce qui les remplit dépend du lot. Voici ce que nous conseillons d'y ranger, à ajuster au CCTP.
| Rubrique CCAG | Lot PAC / chauffage | Lot ventilation | Lot isolation |
|---|---|---|---|
| Plans conformes à l'exécution | Implantation des unités, tracé des liaisons et des réseaux hydrauliques, schéma de principe | Tracé des gaines, emplacement des bouches et du caisson | Zones isolées, épaisseurs posées, traitement des points singuliers |
| Fiches techniques | Unités intérieure et extérieure, ballon, émetteurs, accessoires | Caisson, bouches, entrées d'air | Isolant, membrane, accessoires d'étanchéité à l'air |
| Spécifications de pose | Notices d'installation du fabricant | Notices d'installation | Avis techniques ou règles de pose suivies |
| Fonctionnement et maintenance | Notice utilisateur, réglages de mise en service, plan d'entretien | Notice, fréquence de nettoyage des bouches et des filtres | Précautions d'usage (ne pas percer la membrane, ne pas tasser l'isolant) |
| Garanties fabricants | Conditions de garantie, y compris celles qui exigent un entretien | Conditions de garantie | Le cas échéant |
Deux pièces font souvent défaut et coûtent cher plus tard. Les réglages réellement saisis à la mise en service (loi d'eau, températures de consigne, débits) : sans eux, le dépanneur qui passera dans trois ans repart de zéro. Les conditions de garantie qui imposent un entretien périodique : si le client ne fait pas entretenir sa PAC, c'est le DOE qui montre qu'il en avait été informé. Le plus simple est d'y joindre un plan de maintenance daté, et de proposer le contrat de maintenance qui va avec.
Générateur
Votre plan de maintenance, organe par organe
Les quatre colonnes du modèle, plus deux qui font la différence : la source qui fixe la périodicité (texte, notice, usage) et le prestataire qui couvre la ligne. Un organe sans exécution ressort immédiatement.
1
Établi par
2
Installation
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Organes et opérations
| Organe | Opération | Périodicité | Source | Dernière exécution | Prochaine échéance | Prestataire | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
La périodicité retenue est la plus contraignante de l’obligation réglementaire, de la notice du fabricant et de l’usage constaté ; entre le texte et la notice, la plus exigeante des deux.
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Obligations vérifiées pour cette installation
Rien ne quitte votre navigateur : ce que vous saisissez est gardé sur cet appareil, et le bloc entreprise est repris d’un document à l’autre. Imprimé vide, le modèle se remplit à la main.
Le plan n’est pas obligatoire en tant que document ; les opérations qu’il recense le sont quand un texte les impose. Il recense tout, y compris ce que le contrat d’entretien ne couvre pas.
Outil Argile
Quand le remettre, et ce que coûte un retard
Le moment. Le titulaire remet le DOE au maître d'œuvre lorsqu'il demande la réception (article 40.1 du CCAG-Travaux). En cas d'allotissement, le DOE de chaque lot est fourni dès que ce lot a achevé ses ouvrages, sans attendre la fin du chantier : c'est l'OPC ou le maître d'œuvre qui vous le réclamera.
La sanction. Le défaut de remise à la date de la demande de réception entraîne une pénalité ou une retenue, dont le montant est fixé par les documents particuliers du marché (article 19.3) :
- la pénalité forfaitaire s'applique après une mise en demeure restée sans effet ;
- la retenue provisoire est opérée sur le dernier décompte mensuel, sans mise en demeure, et payée après la remise complète des documents.
Autrement dit, un DOE incomplet se paie en trésorerie avant de se payer en pénalité. Constituez-le pendant le chantier, pas après : chaque fiche technique se range le jour où le produit arrive, chaque réglage le jour de la mise en service.
Pourquoi la date compte. La réception fait courir les garanties : la décennale couvre pendant dix ans les dommages survenus après la réception des travaux. Remettre le DOE avec la demande de réception, et le faire mentionner sur le PV de réception, date ce que vous avez transmis au moment exact où vos garanties commencent.
DOE et DIUO : deux dossiers, deux objets
| DOE | DIUO | |
|---|---|---|
| Objet | Exploiter et entretenir l'ouvrage | Prévenir les risques lors des interventions ultérieures, notamment l'entretien |
| Qui l'établit | Chaque titulaire, pour ses ouvrages | Le coordonnateur SPS, à la demande du maître d'ouvrage |
| Ce que vous fournissez | Le dossier complet de votre lot | Les documents nécessaires à son établissement, validés par le maître d'œuvre, avec copie au coordonnateur SPS |
| À qui il revient | Au maître d'ouvrage, via le maître d'œuvre | Au maître d'ouvrage, à la réception, avec un procès-verbal |
| Quand il est exigé | Quand le marché le prévoit | Pour les opérations soumises à coordination SPS |
Selon l'INRS, le DIUO suit l'ouvrage : il est joint aux actes notariés à chaque mutation, et un exemplaire est remis au syndic en copropriété. L'obligation ne vise pas les travaux entrepris par un particulier pour son usage personnel.
Pour un artisan, la conséquence pratique est simple : un même classeur sert les deux. Les accès aux équipements (unité extérieure en toiture, caisson en combles), les points d'ancrage, les précautions d'intervention vont dans les pièces destinées au DIUO ; le reste fait le DOE.
Tenir le DOE pendant le chantier
Le DOE est la dernière pièce de la chaîne documentaire du chantier, après le carnet de chantier et les comptes rendus. Dans la gestion des chantiers d'Argile, les ouvrages vendus au devis deviennent les tâches du chantier, les photos datées, les observations et les réserves s'y rattachent au fil des passages, et le compte rendu sort en PDF prêt à être joint au dossier de réception : le dossier se constitue pendant le chantier plutôt qu'après.
